«El panorama de los archivos resulta desolador en los ayuntamientos»
La Asociación de Archiveros de Canarias (Asarca) celebra los próximos días 24 y 25 en Guía de Gran Canaria el VII Encuentro de Archiveros de las islas, bajo el lema «¿Archivos en el olvido? Una aproximación a los archivos privados» . Su presidente, Miguel Ángel Santiago Pérez, responsable del archivo municipal de los Llanos de Aridane, confirma que «sólo un 26 por ciento de los municipios del Archipiélago cuentan con personal idóneo para la función de archivo documental».
por Sergio Aguiar
A grandes rasgos cómo juzga la situación hoy de los archivos canarios.
Teniendo en cuenta la diversa tipología de archivos que podemos encontrar en Canarias, es bastante mala. Si hablamos de archivos públicos, y sin dejar de reconocer el esfuerzo de la administración autonómica con una política efectiva de organización de sus archivos, la realidad es muy grave, sobre todo en los ayuntamientos. Lo habitual es que ni siquiera exista un espacio físico adecuado para la custodia y conservación de los documentos, y mucho menos un profesional cualificado. Hay una ingente acumulación de documentos sin control.No mejores son los recursos que se destinan para mantener el servicio de los archivos, en muchos casos completamente nulos o insuficientes. Si a esto unimos la desidia de muchas administraciones, el desconocimiento de las responsabilidades políticas y administrativas, la falta de una regulación normativa útil, la falta de una formación universitaria específica y el intrusismo profesional, nos encontramos con un panorama desolador.
¿Sucede lo mismo con los archivos privados?
Por lo general existe un gran desconocimiento sobre ellos. La necesidad de contar con un censo de archivos privados es primordial para garantizar su futuro. Desde Asarca hemos promovido reuniones informativas con los grupos políticos en el Parlamento de Canarias. Intentamos mostrar a los representantes políticos la realidad actual de los archivos canarios, propugnando la necesidad de modificar o reemplazar la actual Ley 3/1990 de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias.
¿Qué consideraciones sugiere sobre la futura Ley de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias que elabora el Gobierno regional?
Resulta sorprendente que transcurridos 26 años desde su aprobación, la actual Ley no ha tenido nunca una vigencia efectiva, puesto que buena parte de su contenido no ha sido desarrollado por normas reglamentarias a las que la propia ley se remite en su texto, en un claro ejercicio de irresponsabilidad por parte de las administraciones competentes. Desde Asarca consideramos prioritario contar de base con un marco legal actualizado, práctico y viable. Hemos de pasar de archivos aislados a archivos relacionados e integrados en sistemas. La Asociación de Archiveros de Canarias considera perentorio el que se tomen en consideración varios puntos básicos en la ley que se vaya a elaborar. Uno relevante es la obligación de dotar presupuestariamente cada ejercicio anual para el efectivo cumplimiento de este servicio público.
El motivo principal de este próximo encuentro de profesionales integrados en la asociación que preside obedece también a la necesidad de un estudio y tratamiento de los archivos privados. No es la primera vez que instituciones de arraigo social desaparecen y con ellas toda su documentación. ¿Sugiere una respuesta para enderezar esta situación?
Los archivos personales, de fundaciones o asociaciones, de empresas, así como también los archivos eclesiásticos, constituyen una fuente fundamental para el estudio de una época, de un lugar o de un personaje desde todos los puntos de vista. Pretendemos con este encuentro reivindicar el gran valor patrimonial de los archivos privados. Para ello consideramos que es necesaria la reelaboración de un censo actualizado de los mismos.
Con las nuevas leyes de procedimiento administrativo el archivo de las instituciones públicas, por ejemplo el de los Ayuntamientos, debe ser obligatoriamente electrónico. ¿Está la administración local de Canarias preparada para que en 2018 desaparezca la gestión en formato papel tal y como se pretende?
Las nuevas leyes pretenden que sea el medio electrónico el habitual para el funcionamiento y las relaciones entre ciudadanos y administraciones. La aplicación de esta norma afecta a los órganos propios de ésta, sus entidades de derecho público y los organismos dependientes, para que puedan gestionar los documentos electrónicos que generen a lo largo de su ciclo de vida. La administración regional va un paso por delante en este aspecto. Si miramos a la administración local, la situación es otra. La mayoría de los Ayuntamientos no están preparados para afrontar este reto. Estas leyes son muy claras al respecto: convierten la tramitación electrónica en la única posible en la actuación administrativa.
Ante ese reto de la administración electrónica ¿qué protagonismo juegan los archiveros en este nuevo entramado? ¿Desaparecerá su figura tal y cómo la hemos conocido hasta ahora?
El concepto de archivo electrónico único es un cambio radical, y para algunos expertos en la materia constituye la prueba de fuego en la tan ansiada «administración sin papel». Sin embargo, si no hay una buena gestión del documento electrónico, no será posible llevarlo a cabo de una manera eficiente . La gestión electrónica de los documentos, más que una amenaza, creo que debe ser una oportunidad para demostrar la transversalidad de nuestro trabajo dentro de una administración o de una empresa. Ese es el futuro inmediato Las nuevas funciones que debemos necesariamente asumir en el tratamiento de la documentación incorporan cada vez más procedimientos de trabajo fundamentados en las nuevas tecnologías.
Artículo publicado el 23-03-2017 en La Provincia
